De bedrijfsvoering 

Informatievoorziening

De organisatie blijft sterk inzetten op het verhogen van de efficiency van de bedrijfsvoering De samenwerking met andere gemeenten in de regio op het terrein van ICT zal de komende jaren concreet van de grond komen. Uitgangspunt blijft dat we een goede dienstverlening willen bieden aan onze burgers. Het belang van ICT als middel om dit te bereiken neemt nog steeds toe.

Bereiken?Doen?
Dienstverlening:Aansluiten op de digitale agenda 2017 en 2020: realiseren van een verbeterde (elektronische) dienstverlening. Zowel interne en externe dienstverleningHet programma Dienstverlening is gereed en zal officieel starten op 1 januari 2017. Het jaar 2026 heeft vooral in het teken gestaan van het ontwikkelen van een stevig fundament. Dit fundament is vormgegeven aan de hand van formuledenken, zoals bv. IKEA en Jumbo al jaren uitvoeren. Elke klant van de IKEA of Jumbo weet de “zekerheden” die deze bedrijven de klanten bieden. Tevens hebben deze bedrijven deze zekerheden vertaald naar interne (werk)afspraken. Binnen Hengelo gaan we de dienstverlening in 2017 op dezelfde wijze vormgeven. Dat doen we door onze producten toe te kennen aan een specifieke formule: flitsformule, cocreatieformule, wegwijzerformule, beheerformule of handhaafformule. Bij elke formule horen specifieke kenmerken waar een product aan moet voldoen. De kenmerken zijn onder te verdelen in onder andere Gedrag & Houding, Processen en Informatie. Door deze werkwijze te hanteren ontstaat een gemeenschappelijk dienstverleningstaal en –niveau over alle domeinen heen. Tijdens het indelen van de producten naar de formules wordt tevens duidelijk per product welke voorzieningen nog moeten worden gerealiseerd of welke acties nog moeten worden uitgevoerd. Deze voorzieningen en acties zijn de projecten voor het komende jaar.
Innovatie in bedrijfsvoering:Implementeren van efficiënte processen door innovatieve technologieën De positionering van het centrale zaaksysteem verder uitbreiden door de implementatie van de Zaak-DMS-service (standaard koppelvlak) tussen het Zaaksysteem en de backoffice systemen voor sociale zaken.Een enorme efficiencyslag kan worden verkregen door meer gebruik te maken van mobiele apparaten “in het veld”. Na de implementatie van MDM (najaar 2016), worden diverse projecten opgestart om medewerkers te ondersteunen meer en meer buiten de fysieke kantoormuren te kunnen werken.Tenslotte zullen op het Zaaksysteem de nog niet aangesloten domeinen zoals Burgerzaken en Sociale Zaken worden toegevoegd, teneinde efficiencywinsten te kunnen behalen en uiteraard een verbeterde dienstverlening te realiseren.Faciliteren ICT innovatie in manieren van werken, bijvoorbeeld collaboration. Dit ter voorbereiding van de realisatie van het nieuwe stadskantoor. Hiervoor zal een apart programma worden gestart. Dit om de wensen van de organisatie om flexibel werken mogelijk te maken.Inzet van technologie om vereenvoudiging en versnelling van stappen in de uitvoering van processen te realiseren.
Decentralisaties: Van transitie naar transformatieEr is invulling ingegeven aan hoe regie gevoerd dient te worden en wat er onder valt. Dit heeft ook geleid tot een integraal klantbeeld. Om inefficiëntie te voorkomen bij huisbezoeken. Daarnaast is in pilotvorm getest of het mogelijk was om een koppeling te realiseren tussen het Zaaksysteem en GWS.
Beveiliging:Optimale bescherming bieden van ons netwerk en dataEen optimale beveiliging van zowel het netwerk als de data (met persoonsgegevens) is essentieel. De komst van de AVG per 25 mei 2018 zal gevolgen voor de gemeente hengelo hebben op het terrein van de verwerking van persoonsgegevens en het kunnen aantonen dat er voldoende maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen.Daarnaast is met behulp van BMC gewerkt aan maatregelen om te voldoen aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten). Bewustwording van het onderwerp informatiebeveiliging en privacy bij het personeel heeft in 2016 veel aandacht gekregen.
SamenwerkenSamenwerking in Twente verstevigen en uitbouwenDe complexiteit van samenwerken in Twente en de gevolgen voor ICT hebben veel inzet gevergd in 2016. De samenwerking met Oldenzaal is verstevigd het afgelopen jaar. Binnen het SSNT wordt samengewerkt, waarbij Hengelo een actieve rol vervuld.Naast ICT wordt ook samengewerkt op het terrein van Sociale Zaken. Al langer met de gemeente Borne. Sinds oktober 2016 ook met de gemeente Haaksbergen.In 2016 is het principebesluit genomen dat de gemeente Hengelo de ICT (A-kant) voor de SWB zal gaan uitvoeren.
InnovatieEr is een start gemaakt om ICT ondersteuning voor de het nieuwe stadskantoor in kaart te brengen. Met de nadruk op innovatie om te kijken welke mogelijkheden dit kan bieden aan andere manieren van werken. De doelstelling is om alle technologisch innovatie goed getest te hebben voor oplevering.