De bedrijfsvoering 

Inkopen van diensten, leveringen en werken

Het jaar 2016 was als voorzien een veelbewogen jaar op het gebied van de inkoopfunctie. Samenwerkingsinitiatieven, procesinterventies alsmede aanbestedingen met politieke en financiële impact beheersten de inkoopagenda. Een aantal ontwikkelingen:

In 2016 heeft de Kring van Twentse Gemeentesecretarissen onderzoek gedaan naar de samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van inkoop. Bjørn van den Brink, Gemeentesecretaris uit Wierden, heeft gezamenlijk met een 4-tal inkoopadviseurs uit de regio Twente een inventarisatie gemaakt van de kansen. Enige vertraging heeft plaatsgevonden door het gebrek aan voortgang rondom het Twentebedrijf. Begin 2017 zal advies worden uitgebracht aan de Kring van Twentse Gemeentesecretarissen over de meest optimale manier van inkoopsamenwerking in Twente. Wel is duidelijk geworden dat de inkoopsamenwerking behoort tot de reeds bestaande samenwerkingen die in het Twentebedrijf als eerste op het potentieel zullen worden beoordeeld.

In 2016 zijn binnen het Sociaal Domein diverse aanbestedingen doorlopen, o.a. de aanbesteding Maatwerkvoorzieningen alle leeftijden. De inkoopadviseurs van de Gemeente Hengelo en Enschede hebben hierin een (project-)leidende rol gespeeld. Dit heeft geleid tot rond de 220 raamovereenkomsten met zorgaanbieders. Ook is onderzoek gedaan naar een visie op vervoer binnen de WMO (leerlingenvervoer, doelgroepenvervoer en regiotaxi), wat zal leiden tot een aanbesteding Maatwerkvervoer in 2017.

In 2016 is ook onderzocht welke extra opdrachten kunnen worden neergelegd bij ons werkleerbedrijf SWB, om de bezuiniging op de gemeentelijke bijdrage te compenseren. Deze compensatie zal worden gezocht in opdrachten aangaande de schoonmaak van Gemeentelijke gebouwen. Hiervoor zijn eind 2016 de eerste verkennende gesprekken gevoerd die mogelijk zullen leiden tot een gunning van deze opdrachten.

Op 1 juli 2016 is de Aanbestedingswet 2012 herzien op basis van nieuwe Europese richtlijnen. O.a. de verplichting tot het digitaal uitvoeren van het aanbestedingsproces zal een grote verandering met zich meebrengen in de bedrijfsvoering.

Het is gebleken dat de herziening van de aanbestedingswet 2012 geen update van het uniforme Twentse inkoopbeleid noodzakelijk heeft gemaakt. In 2016 heeft ook geen evaluatie van het Twentse inkoopbeleid plaatsgevonden vanwege het gebrek aan draagvlak hiervoor binnen de regio.

In 2016 is besloten een 2-tal interventies in het inkoopproces in te bouwen. De eerste is de zgn. rechtmatigheidstoets. Indien een budgethouder een inkoop wil uitvoeren van 50.000 euro of meer wordt getoetst of deze al dan niet Europees zou moeten worden aanbesteed. Dit om de rechtmatigheid van toekomstige jaarrekeningen te verhogen. De andere is de zgn. Tenderboardtoets. Deze zorgt ervoor dat gestuurd kan worden op allerlei doelmatigheidsaspecten waaronder ook SROI, Duurzaamheid, Innovatief aanbesteden en Lokaal/Regionaal ondernemerschap. De drempel voor deze Tenderboardtoets is gesteld op 500.000 euro (of voor politiek gevoelige en/of anderszins kansrijke aanbestedingen).

Grote projecten als de ambtenarenhuisvesting in Lange Wemen en het Warmtenet Hengelo hebben qua inkoop- en uitvoeringstrajecten spannende tijden doorgemaakt. De aanbesteding ambtenarenhuisvesting heeft nog niet geleid tot een gunning, en krijgt in 2017 een vervolg. De aanbesteding van de Backbone voor Warmtenet Hengelo is in 2016 voor zowel uitvoering als risico grotendeels overgedragen aan samenwerkingspartners. De renovatie van het TwenteBad is in 2016 gefaseerd opgestart in een aantal aanbestedingsprocedures.

Te bereiken?Bereikt?
Hengelo wil kunnen sturen op inkoopresultaten (concern-niveau): in control over het inkoopproces. En uiteindelijk deze resultaten ook kunnen meten. Een 2-tal interventies zijn in het inkoopproces ingebouwd: de rechtmatigheidstoets en de tenderboardtoets. Deze zijn in de loop van 2016 op regelmatige basis uitgevoerd.
De in het inkoopbeleid geformuleerde doelstellingen t.a.v het bevorderen van de lokale en regionale economie, stimuleren van innovatie, maatschappelijk verantwoord ondernemen (SROI en duurzaamheid).De beide hierboven genoemde toetsen dragen bij aan het bereiken van deze doelstellingen. Daarnaast is eind 2016 een onafhankelijk onderzoek opgestart om de doelstellingen uit het inkoopbeleid beter te kunnen bereiken. Ook beleidsmatig is er aandacht geweest voor de ontwikkeling van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) waarvan Duurzaam, Innovatief en Sociaal inkopen belangrijke onderdelen zijn.
Bewuste keuzes in het Sociaal Domein: innovatieve zorg inkopen in relatie tot financiële uitdagingen.Naast de diverse aanbestedingsprocedures binnen het sociaal domein zijn er in 2016 voorbereidingen getroffen voor de transformaties binnen de zorg in de komende jaren. Dit gaat dan zowel om de zorg zelf als de vervoersbewegingen binnen Twente die daarmee gepaard gaan.
Regionale samenwerking verder optimaliseren.Onder andere door het stagneren van de voortgang rondom het Twentebedrijf is deze optimalisatie nog niet bereikt. In 2016 is onderzocht waar de kansen voor inkoopsamenwerking liggen door een 4-tal inkoopadviseurs uit de regio Twente onder leiding van Bjørn van den Brink, Gemeentesecretaris uit Wierden. De Kring van Gemeentesecretarissen zal hierover advies ontvangen op basis waarvan verdere keuzes gemaakt kunnen worden.

Huisvesting gemeentelijke organisatie

Na het raadsbesluit in januari 2016 zijn de werkzaamheden voor de tijdelijke huisvesting tijdens de bouw uitgevoerd. Zo is het stadhuis ontruimd en zijn alle functies ervan tijdelijk elders ondergebracht, waaronder Stadskantoor Hazenweg, Markant en de Waterstaatskerk.

Daarnaast is gestart met de gunningsfase van de Europese aanbesteding “uitvoerende partijen huisvesting gemeentelijke organisatie”. Naar verwachting zal begin 2017 overgegaan worden tot gunning van de 3 percelen binnen deze Europese aanbesteding.

Na de definitieve gunning van de aanbestedingspercelen starten de werkzaamheden – met inachtneming van de voorbereidingstijd van de aannemers – medio 2017.

Doel: (her-) huisvesting gemeentelijke organisatie

Gedaan

Tijdelijke huisvesting gedurende de uitvoering van de werkzaamheden:

  1. Geschikt maken van diverse panden voor tijdelijke huisvesting en voor opslag
  2. Tijdelijke huisvesting voor de functies van het stadhuis gerealiseerd

Nieuwbouw stadskantoor/renovatie stadhuis:

  1. Gunningsfase Europese aanbesteding uitvoerende partijen gestart
  2. Sloop van de panden Deldenerstraat
  3. Stadshuis ontruimd