Paragrafen 

Bedrijfsvoering

Organisatie

De ambtelijke organisatie van de gemeente Hengelo is continu in beweging.

Maatschappelijke ontwikkelingen en ingrijpende veranderingen in wet- en regelgeving zijn van grote invloed op ons werk; op wat we doen, hoe we dit doen en met wie we dit doen.

Daarnaast vragen onze eigen ambities en het streven naar optimale dienstverlening om een duidelijke focus op onze doelen en op een excellente taakuitvoering. Complexe samenwerkingsvormen (zowel lokaal als regionaal) vergen andere sturing en flexibele inzet van mensen en middelen.

Verandering is de continue factor. Onze opgave is om als organisatie zo wendbaar te zijn dat we op ontwikkelingen snel en adequaat kunnen reageren. Onze organisatie, en daarmee onze medewerkers, moeten toekomstbestendig zijn. De vraag is, of onze huidige denkpatronen, structuren, organisatieprincipes en oplossingsrichtingen hiervoor toereikend zijn. Om in de complexe, turbulente werkelijkheid staande te kunnen blijven is er innovatie en creativiteit nodig in de organisatie. Dit zit niet in structuren of systemen maar in de collectieve kracht van mensen.

Wij hanteren drie kernwaarden als leidraad voor onze houding en onze manier van werken:

  • De logica van de Hengeloër als uitgangspunt nemen;
  • Lef hebben, daar hoort keuzes maken bij, daadkracht tonen;
  • Dingen voltooien, door goed samen te werken.

Deze kernwaarden geven richting aan de manier waarop we de doorontwikkeling van onze organisatie vormgeven. Er vinden ontwikkelingen plaats in alle domeinen, zoals de transformatie binnen het sociaal domein, invoering van de Omgevingswet, visie op dienstverlening, etc.

Doelen

Bereiken?Doen?
Een resultaatgerichte, effectieve en efficiënte organisatie Scherpe focus op de te bereiken resultaten vanuit de logica van de Hengeloër. Optimaliseren van de bedrijfsvoering en concern control. Door het innoveren van werkprocessen onder meer met behulp van informatietechnologie en het op grotere schaal gebruik maken van mobiele apparaten kan efficiënter worden gewerkt en de dienstverlening verder worden verbeterd.
Een flexibele organisatie met een grote mate van samenwerking, mobiliteit, creativiteit en innovatieHet aanpassen van onze organisatie aan alle veranderende eisen en omstandigheden is een continu proces. Enkele belangrijke ontwikkelingen in 2018 e.v.:Dienstverlening: heroriëntatie op ons dienstverleningsconcept vanuit de logica van de Hengeloër. Dit krijgt uitwerking op de thema’s Houding & Gedrag, Fysiek, Organisatie & Processen en Informatie.Sociaal: vanuit de transities in het sociaal domein is de fase van transformatie ontstaan. Dit betekent écht anders samenwerken met partners en burgers, meer vernieuwen en keuzes maken met lef. Fysieke keten: de veranderende omgeving vraagt om een open houding, gericht op samenwerking intern en extern. Denken in mogelijkheden, handelen met lef vanuit vertrouwen en rugdekking.

Personeel

Veranderingen in de organisatie en de wijze waarop het personeelsbeleid wordt vormgegeven en uitgevoerd, moeten goed op elkaar aansluiten. Een modern personeelsbeleid dat aansluit bij de wensen van werknemers en de organisatiedoelstellingen is een voorwaarde voor goed en aantrekkelijk werkgeverschap en een goed presterende organisatie.

Goed werkgeverschap gaat om meer dan het optimaal benutten en inzetten van de aanwezige competenties en kwaliteiten van medewerkers. Het moet uitnodigen tot ontwikkelen en leren, tot veranderen en verbreden van de inzetbaarheid. Dat laatste is juist in tijden van ontgroening en vergrijzing in combinatie met de te verwachten krapte op de arbeidsmarkt van groot belang.

Voor de kernwaarde ‘werken met lef’ is persoonlijk leiderschap (werken vanuit de eigen passies, talenten en kracht) een belangrijk richtinggevend principe dat bijdraagt aan motivatie, effectiviteit en innovatie.

Binnen het samenwerkingsproject ‘Twentse Kracht’ zetten we regionaal in op het gezamenlijk zijn van één aantrekkelijke Twentse Werkgever met een interne arbeidsmarkt zonder belemmeringen. Inmiddels is besloten deelname aan dit samenwerkingsverband te continueren.

Doelen

Bereiken?Doen?
Modern en aantrekkelijk werkgeverschapZorgdragen voor een prettig werkklimaat, ruime ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers en aandacht voor talentontwikkeling.
Sociale werkgever die haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemtInvulling geven aan beleid om in het kader van de Participatiewet extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking.
Vergroten leervermogen en verbreden inzetbaarheidDiverse activiteiten en programma’s binnen de Twentse School.
Vergroten van mobiliteitStimulerende maatregelen en adequate begeleiding vanuit het Hengelose Ontwikkel Plein, waar mogelijk in regionaal verband met aandacht voor de rol van leidinggevenden hierin.
Duurzame inzetbaarheid oudere medewerkers Mogelijkheden nieuw generatiepact onderzoeken en indien wenselijk/haalbaar invoeren.
Instroom jongeren ter bestrijding van ontgroening/vergrijzing Mogelijkheden nieuw generatiepact onderzoeken en indien wenselijk/haalbaar invoeren.
Medewerkers die goed toegerust zijn om binnen veranderende werkprocessen en met vernieuwende ICT-technologie te functionerenBij het implementeren van nieuwe technologieën en systemen en bij het aanpassen van werkprocessen is veel aandacht voor betrokkenheid en training van medewerkers.
Optimaal benutten van talenten en het stimuleren van persoonlijk leiderschapBewustwording van het belang van persoonlijk leiderschap in de organisatie vergroten en hiervoor activiteiten ontwikkelen.
LeiderschapsontwikkelingOrganiseren van een programma m.b.t. leiderschapsontwikkeling en instrumenten ontwikkelen ter ondersteuning van leidinggevenden.
Integriteitsbewustzijn bevorderenHet ontwikkelen van activiteiten met als doel het integriteitsbewustzijn en integer handelen te bevorderen.
Goede arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid en welzijn)Onderhouden van maatregelen gericht op fysiek en mentaal gezonde medewerkers waaronder extra aandacht voor agressie en geweld.
Een verlaging van het ziekteverzuim naar maximaal 4,5%.Blijvend aandacht voor de eigen regierol van leidinggevenden bij (langdurig) verzuim.

Arbeidsvoorwaarden

Goede, moderne arbeidsvoorwaarden zijn onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap.

Individuele keuzemogelijkheden van werknemers worden groter waardoor beter kan worden ingespeeld op de persoonlijke behoefte van medewerkers.

In 2016/2017 zijn ten gevolge van de vorige CAO grote wijzigingen doorgevoerd in de arbeidsvoorwaardenregeling die bijdragen aan modernisering en vereenvoudiging ervan.

Voorbeelden hiervan zijn een nieuwe werktijdenregeling, een nieuw beloningshoofdstuk, de invoering van het generatiepact en invoering van het Individueel Keuzebudget (IKB).

In de loop van 2017 wordt gekeken naar aanpassing van het IKB en een eventueel vervolg van het generatiepact. Beide regelingen worden dan mogelijk in (de loop van) 2018 ingevoerd.

Een ander belangrijk thema voor 2018 wordt gevormd door de wet normalisering rechtspositie ambtenaren. Deze wet heeft tot doel om de rechtspositie van ambtenaren en werknemers zoveel mogelijk gelijk te trekken. Ten gevolge van deze wet zullen onder andere de aanstellingen van ambtenaren wijzigen, is een ander ontslagstelsel van toepassing en wijzigt de totstandkoming van collectieve arbeidsvoorwaarden.

Bereiken?Doen?
Passende arbeidsvoorwaarden met individuele keuzemogelijkheden Onderhandelen in GO over aanpassing IKB
Voorbereiding op wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1/1/2020Maken plan van aanpak invoering WNRA

Informatievoorziening /-technologie

De organisatie blijft sterk inzetten op het verhogen van de efficiency van de bedrijfsvoering. We zetten actief in op samenwerking met andere gemeenten in de regio op het terrein van ICT. Uitgangspunt blijft dat we een goede dienstverlening willen bieden aan onze burgers. Het belang van ICT als middel om dit te bereiken neemt nog steeds toe.

Bereiken?Doen?
Dienstverlening aansluiten op de digitale agenda 2017 en 2020: realiseren van een verbeterde interne/ externe (elektronische) dienstverlening.Het Programma “(digitale) Dienstverlening” zal in 2017 en 2018 een steeds prominentere plaats in onze organisatie gaan innemen. Eind 2016 en begin 2017 lag de nadruk vanuit het programma nog op bewustwording. Na de zomer van 2017 ligt de nadruk op het implementeren van innovaties en verbeteringen op basis van de 5 formules: Flitsformule, Wegwijsformule, Cocreatieformule, Handhaafformule en Beheerformule.Dit gaan we doen door voor de producten klantreizen uit te voeren, zodat medewerkers van “buiten naar binnen” naar hun producten gaan kijken.Naast de specifieke verbeteringen voor producten, worden vanuit het programma ook algemene verbeteringen gerealiseerd. Hierbij kan gedacht worden aan het toepassen van nieuwe communicatietechnologieën en de daaraan gekoppelde dienstverleningsafspraken. Ook gaan we het digitaal aanbieden van informatie over producten, aangevraagde producten, persoonlijke gegevens, enzovoort via één of meerdere portalen (incl. de benodigde aansluiting op landelijke inlogmechanismen) ontsluiten.Tenslotte willen we in 2017/2018 een nieuw project starten dat we volledig op basis van de nieuwe inzichten van de Cocreatieformule willen uitvoeren. Tenslotte besteden we ook aandacht aan de positionering van het klantcontactcentrum (KCC) en de daaruit voortvloeiende informatiebehoefte en de realisatie daarvan.
Innovatie in bedrijfsvoering:Implementeren van efficiënte processen door innovatieve technologieën De positionering van het centrale zaaksysteem verder uitbreiden door de implementatie van de Zaak-DMS-service (standaard koppelvlak) tussen het Zaaksysteem en de backoffice systemen voor sociale zaken. Daarmee kan efficiencywinst worden behaald. De formulieren in het digitale loket worden aangesloten op het zaaksysteem.Een efficiencyslag kan worden verkregen door meer gebruik te maken van mobiele apparaten “in het veld”. Na de implementatie (najaar 2017) van mobile device management (MDM), worden diverse projecten opgestart om medewerkers te ondersteunen met het meer en meer buiten de fysieke kantoormuren te kunnen werken. Mobiele apparaten en de apps worden centraal beheerd. MDM verhoogt informatieveiligheid. Faciliteren ICT innovatie in manieren van werken, bijvoorbeeld door software aan te schaffen die het mogelijk maakt om samen aan bedrijfsdoelen te werken. Dit ter voorbereiding van de realisatie van het nieuwe stadskantoor. Hiervoor wordt een apart programma gestart. Dit om de wensen van de organisatie om flexibel werken mogelijk te maken. Een van de onderwerpen is het virtueel maken van CAD-werkplekken. Daarmee wordt het ook voor CAD-medewerkers mogelijk om flexibel binnen en buiten het stadskantoor te werken.
Decentralisaties: Van transitie naar transformatieDrie jaar na de overdracht van taken op het gebied van zorg, jeugd en participatie is de impact steeds duidelijker geworden. De noodzaak bestaat om verdergaande procesautomatisering en innovatie toe te passen om de burger integraal te benaderen. Aspecten als privacy en zorgvuldig omgaan met cliëntinformatie speelt hierbij een belangrijke rol. In 2018 zullen processen tussen het registratiesysteem GWS en Zaaksysteem IRIS worden afgestemd en geautomatiseerd.
Beveiliging en Privacy:Optimale bescherming bieden van ons netwerk en dataPer 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevens-bescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Maatregelen om te kunnen voldoen aan de AVG worden komend jaar geïmplementeerd.Daarnaast wordt gewerkt aan implementatie van de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten). Bewustwording met betrekking tot het onderwerp Informatiebeveiliging en Privacy krijgt aandacht.In 2017 vindt de verantwoording over de kwaliteit van informatieveiligheid voor het eerst plaats met een nieuwe Audit systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). ENSIA maakt het beantwoorden van de uitvraag over informatieveiligheid beter en efficiënter. Met ENSIA verantwoordt de gemeente zich vanaf 2017 ook horizontaal aan de gemeenteraad.
Samenwerken: samenwerking in Twente verstevigen en uitbouwenSinds medio 2017 verzorgt de gemeente Hengelo de dienstverlening op het terrein van automatisering voor de SWB. Dit zal ook in 2018 nog veel inzet vergen. De gemeente Hengelo werkt samen met Oldenzaal en deze relatie wordt de komende jaren verstevigd. Daarnaast zijn er regelmatig verzoeken om ICT ondersteuning in de regio die onderzocht moeten worden op haalbaarheid en de gevolgen voor de interne dienstverlening. Ook binnen het SSNT wordt samengewerkt, waarbij Hengelo een actieve rol vervult. Naast ICT wordt ook samengewerkt op andere terreinen, zoals Sociale Zaken. Dit vergt verdergaande ICT samenwerking en afstemming.

Control en auditing

Concern control en auditing ondersteunen het management en de concern control functie bij de continue verbetering van de besturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie. Daarvoor is nodig dat:

  • Beleidsvoornemens, planningen en normen voldoende toetsbaar zijn;
  • Besluiten in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving worden genomen;
  • Planning- en control instrumenten er voor zorgen dat producten en diensten op norm en conform verwachtingen worden geleverd;
  • Tussentijdse rapportages zo zijn ingericht dat zelfsturend en lerend vermogen van de ambtelijke organisatie wordt gestimuleerd;
  • Het bestuur verantwoording af kan leggen over gekozen doelen, gemaakte keuzes, getroffen maatregelen, wijze van uitvoering en gerealiseerde prestaties in de jaarverslagen.
  • Een organisatie die aan deze voorwaarden voldoet is “In Control”.

Doelen

Bereiken?Doen?
Toetsbare beleidsvoornemensEvaluatie door multidisciplinaire leesteams van account functionarissenVaststellen dat de verbeterpunten in de plannen en beleidsvoornemens zichtbaar zijn.Vergroting van de toekomst gerichtheid van de organisatie door middel van heldere en communiceerbare streefbeelden.
Rechtmatigheid (compliance) Opstellen, uitvoeren en verbeteren van het Jaarlijks Intern Controle Plan.Inzicht in de rechtmatige uitvoering van de begroting door tussentijdse voortgang rapportages aan de hand van een actielijst op de IC bevindingen in het MT.Pro- actief betrokken zijn bij de voorbereiding van belangrijke wetgevingstrajecten, zoals de Omgevingswet en de AVG privacy verordening.
Stuurbare sectorjaarplannenToezien op Smart geformuleerde beleidsvoornemens, logica, interne consistentie, betrouwbaarheid en relevantie.Toezien op betrouwbaarheid van niet financiële indicatoren als bijvoorbeeld de dienstverlening prestaties. Invoering van de A3 – methodiek.
Betrouwbare management informatieBeheerafspraken vastleggen van alle centrale informatiesystemen.Ontsluiten van de centrale informatiesystemen via Cognos10 in overleg met het management.Professionalisering van projectmanagement rapportages door ontsluiting van centrale informatiesystemen via Cognos10 en de uitfasering van Excel rapportages.Invoering van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).
Transparante verslaggevingOpstellen van standaard rapporten in Cognos10.Toetsing van de maandrapportages door account functionarissen.
Versterking van het leervermogenOpstellen van de nieuwe beleidsnota risicomanagement 2018 – 2022.Kennis over risicomanagement bevorderen via periodieke rapportages over de top 10 risico’s per sector en de opleidingsplannen van de sectoren.Permanente management aandacht voor de instroom en opleiding van jonge medewerkers in de organisatie.Invoering van de methodiek van waarderend auditen bij organisatie ontwikkelingstrajecten.Opstellen van een gemeenschappelijke en door het MT gedragen Control en Auditing agenda. (Audit Road Map).Daar waar mogelijk, werken aan de vorming van een Regionale Audit Pool, waardoor geïnteresseerde Twentse gemeenten op laagdrempelige wijze aan kennis deling en kennis uitwisseling kunnen doen.
Organisatie In ControlDoor ontwikkelen van risicomanagement bij verbonden partijen.Uitvoeren van interne audits en bewaken van de daaruit voortvloeiende verbeterpunten door middel van periodieke rapportages aan het MT.Vaststellen dat bij kritische processen de interne beheersmaatregelen aantoonbaar effectief zijn.Oprichting van de nieuwe eenheid Concern Control bij de Bestuurstaf per 1 september 2017.Invoeren projectcontrol bij onze majeure investeringsprojecten.Versterking van de In Proces Controls (eerste lijn controle) en de Verbijzonderde Interne Controle (V.I.C. , tweede lijn controle) tot het niveau, dat de extern accountant (derde lijn controle) kan volstaan met marginale toetsing van de IC dossiers voor het oordeel op de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening.

Inkopen van diensten, leveringen en werken

In 2018 wordt de professionalisering van de inkoopfunctie verder vormgegeven. De resultaten van een extern onderzoek naar de inkoopfunctie hebben laten zien dat Hengelo hierin stappen moet maken. Om met het inkoopvolume de gestelde doelstellingen te kunnen bereiken moeten structureel de juiste keuzes gemaakt worden in dit bedrijfsvoeringproces. Zowel ten aanzien van de rechtmatigheid alsook de doelmatigheid. Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant bevestigt dat beeld. Het gaat beter maar nog niet goed genoeg.

Bereiken?Doen?
In staat zijn te sturen op inkoopresultaten op concernniveau: in control over het inkoopproces. En uiteindelijk deze resultaten ook kunnen meten. Mede n.a.v. accountantscontrole is een actieplan opgesteld. Daarnaast keuzes maken m.b.t. organisatiestructuur om te komen tot een slagvaardige inkoopfunctie.
Bewuste keuzes in het Sociaal Domein: innovatieve zorg inkopen in relatie tot financiële uitdagingen.Het organiseren van een goede wisselwerking tussen de inkooporganisatie binnen het sociaal domein en concerninkoop/concerncontrol, aansluitend bij de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Anders dan in voorgaande jaren zal er beleidsrijk zorg worden ingekocht.
Regionale samenwerking verder optimaliseren.Implementatie van de adviezen vanuit het onderzoek van de Kring Twentse Gemeentesecretarissen en/of de invulling geven aan de (inkoop)samenwerking binnen het Twentebedrijf.
Resultaten aanbestedingen grote projecten (Stadskantoor, Backbone Warmtenet, Twentebad) verzilveren. Door adequate directievoering en toezicht (contractmanagement) de kans op succesvolle uitvoering en realisatie van deze projecten verhogen. Daarnaast de verdere inrichting en bedrijfsvoering rondom het nieuwe stadskantoor vormgeven via diverse aanbestedingsprocedures.
Resultaten boeken op het gebied van SROI, Duurzaam Inkopen en innovatie stimuleren.Door het slagvaardiger maken van de inkoopfunctie in staat zijn om te sturen op deze facetdoelstellingen van het inkoopbeleid.

Huisvesting

In 2016 zijn, na het raadsbesluit in januari van dat jaar over de renovatie van het stadhuis en de nieuwbouw van het stadskantoor, de bouwkundige en installatiebestekken uit 2014 geactualiseerd en is de 2e fase (de gunningsfase) van de Europese Aanbesteding uitgevoerd.

Na de definitieve gunning van de aanbestedingspercelen en de ondertekening van de bijbehorende contracten, zijn de werkzaamheden inmiddels gestart. Deze werkzaamheden hebben een doorlooptijd van circa 21 maanden met een verwachte afronding in 2019. In 2017 is een directievoerder ingehuurd en is het toezicht op de bouwkundige en installatietechnische percelen georganiseerd. Het jaar 2018 staat – net als 2017 - volledig in het teken van concrete bouw- en renovatieactiviteiten van het nieuwe stadskantoor en het bestaande stadhuis.

Daarnaast zullen ook de diverse werkzaamheden m.b.t. de inrichting van het gerenoveerde stadhuis en nieuwe stadskantoor worden uitgevoerd.

Bereiken?Doen?
Nieuwbouw van het stadskantoor en renovatie van het stadhuis.Uitvoering van de werkzaamheden door de per perceel geselecteerde aannemers uit de gunningsfase van de Europese Aanbesteding nieuwbouw stadskantoor en renovatie stadhuis.Directievoering en bouwtoezicht door externe partijen.Inrichting van de diverse ruimten in beide panden met werkgroepen en extern advies.Gemeentelijke projectleiding over het geheel van de werkzaamheden.