De bedrijfsvoering 

6.7.4 Informatievoorziening en technologie

De organisatie blijft sterk inzetten op het verhogen van de efficiency van de bedrijfsvoering. We zetten actief in op samenwerking met andere gemeenten in de regio op het terrein van ICT. Uitgangspunt blijft dat we een goede dienstverlening willen bieden aan onze burgers. Het belang van ICT als middel om dit te bereiken neemt nog steeds toe.

Bereiken?Doen?Bereikt
Dienstverlening aansluiten op de digitale agenda 2017 en 2020: realiseren van een verbeterde interne/ externe (elektronische) dienstverlening.Na de zomer van 2016 zal het Programma “(digitale) Dienstverlening” worden opgestart. Vanuit dit programma zullen diverse projecten onderdak krijgen. Dit zal gebeuren vanuit de thema’s Houding & Gedrag, Fysiek, Organisatie & Processen en Informatie. Bijvoorbeeld het implementeren van nieuwe communicatietechnologieën waardoor de burger eenvoudig en vooral sneller met de gemeente kan communiceren. Daarnaast besteden we aandacht aan de realisatie van nieuwe producten en/of diensten op basis van “Cocreatie” met burgers of ondernemers. Ook aan het digitaal aanbieden van informatie over producten, aangevraagde producten, persoonlijke gegevens, enzovoort via hengelo.nl en één of meerdere portalen (incl. de benodigde aansluiting op landelijke inlogmechanismen) wordt de komende periode gewerkt. Tenslotte besteden we ook aandacht aan de positionering van het klantcontactcentrum (KCC) en de daaruit voortvloeiende informatiebehoefte en de realisatie daarvan.In 2017 hebben vanuit het programma dienstverlening diverse klantreizen (Drank & Horeca, Paspoort, Melding Openbare Ruimte, etc) uitgevoerd. Dit heeft geleid tot enerzijds bewustwording aan de kant van de medewerkers om van buiten naar binnen te denken en anderzijds heeft dit geleid tot duidelijke implementatieplannen waar onder andere in 2017 de eerste resultaten voor zijn opgeleverd. Zo is onder andere Whatsapp geïntroduceerd waardoor het voor burgers nog laagdrempeliger is geworden om met de gemeente te communiceren, is MijnHengelo gerealiseerd zodat in 2018 hiermee live kan worden gegeven, zijn diverse formulieren eenvoudiger gemaakt (niet meer vragen naar niet noodzakelijke informatie). In 2017 zijn we daarnaast gestart met de exercitie om op basis van het formuledenken te bepalen op welke wijze het KCC vorm gegeven kan worden. Dit zal een vervolg in 2018 krijgen. Tenslotte hebben we tbv een betere bewustwording rondom cocreatie een Escaperoom gerealiseerd. De medewerkers krijgen hierdoor op een speelse manier te maken met nieuwe manieren om cocreatie te gebruiken ipv traditionele procesaanpakken.
Innovatie in bedrijfsvoering:Implementeren van efficiënte processen door innovatieve technologieën De positionering van het centrale zaaksysteem verder uitbreiden door de implementatie van de Zaak-DMS-service (standaard koppelvlak) tussen het Zaaksysteem en de backoffice systemen voor sociale zaken. Daarmee kan efficiencywinst worden behaald. De formulieren in het digitale loket worden aangesloten op het zaaksysteem.Verdere ontwikkeling van de basisregistraties met als doel overal binnen de gemeente eenduidige informatie te gebruiken.Een efficiencyslag kan worden verkregen door meer gebruik te maken van mobiele apparaten “in het veld”. Na de implementatie (najaar 2016) van mobile device management (MDM), worden diverse projecten opgestart om medewerkers te ondersteunen met het meer en meer buiten de fysieke kantoormuren te kunnen werken.Faciliteren ICT innovatie in manieren van werken, bijvoorbeeld door software aan te schaffen die het mogelijk maakt om samen aan bedrijfsdoelen te werken. Dit ter voorbereiding van de realisatie van het nieuwe stadskantoor. Hiervoor wordt een apart programma gestart. Dit om de wensen van de organisatie om flexibel werken mogelijk te maken.Inzet van technologie om vereenvoudiging en versnelling van stappen in de uitvoering van processen te realiseren.In 2017 hebben de koppeling tussen het Zaaksysteem IRIS en het backofficesysteem voor de WMO gerealiseerd. Naast de direct al zichtbare kwaliteitswinsten en eenduidige archivering zullen de beoogde efficiencywinsten in 2018 zichtbaar worden. Tevens zijn we in 2017 gestart met de koppeling tussen het Zaaksysteem IRIS en het backoffice systeem Werk & Inkomen. De afronding daarvan vinden in 2018 plaats.Ten aanzien van de basisregistraties zijn onder andere IRIS van updates voorzien waardoor meer dataelementen uit de basisregistraties bij het behandelen van Zaken kan worden gebruikt.In 2017 zijn bijna alle medewerkers overgegaan op Mobile Device Management (MDM). Het laatste plukje medewerkers wordt begin 2018 overgezet. Hierdoor is er naast een betere ondersteuning voor flexibel werken ook een betere garantie te geven voor wat betreft gegevensverwerking en de veiligheid daaromtrent.Ter voorbereiding op het werken in het nieuwe stadskantoor, is er begonnen met het testen van nieuwe vergadersystemen. Tevens is er een app geïntroduceerd, voor de meldingen facilitair. Dit wordt in 2018 verder uitgebreid.
Decentralisaties: Van transitie naar transformatieTwee jaar na de overdracht van taken op het gebied van zorg, jeugd en participatie is de impact steeds duidelijker geworden. De noodzaak bestaat om verdergaande procesautomatisering en innovatie toe te passen om de burger integraal te benaderen. Aspecten als privacy en zorgvuldig omgaan met cliëntinformatie speelt hierbij een belangrijke rol.De systemen die gebruikt worden bij WMO en Jeugd zijn aangepast, zodat ze optimaler binnen het werkproces functioneren. Daarnaast hebben de medewerkers WMO de beschikking gekregen over laptops, zodat de informatie uit de huisbezoeken efficiënter verwerkt kunnen worden.
Beveiliging:Optimale bescherming bieden van ons netwerk en dataEen optimale beveiliging van zowel het netwerk als de data (met persoonsgegevens) is essentieel. Maatregelen om te voldoen aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) zullen komende jaren worden geïmplementeerd. Bij de nieuwbouw zal met beveiliging rekening gehouden worden. Bewustwording van het onderwerp informatiebeveiliging en privacy bij het personeel krijgt aandacht.Er is hard gewerkt aan de invoering van maatregelen om te voldoen aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten). In 2017 is voor de eerste keer de Ensia Audit gehouden. Dat is een audit over de status van de informatieveiligheid van de gemeente. Met betrekking tot Suwinet is een beveiligingsplan Suwinet 2017 vastgesteld. Bewustwording van het thema informatiebeveiliging en privacy bij het personeel heeft veel aandacht gekregen (via intranet, bezoeken aan werkoverleggen etc.).
Samenwerken: samenwerking in Twente verstevigen en uitbouwenDe dynamiek en complexiteit van samenwerken in Twente en de gevolgen voor ICT vergen veel inzet. De gemeente Hengelo werkt samen met Oldenzaal en deze relatie zal de komende jaren verstevigd worden. Daarnaast zijn er regelmatig verzoeken om ICT ondersteuning in de regio die onderzocht moeten worden op haalbaarheid en de gevolgen voor de interne dienstverlening. Ook binnen het SSNT wordt samengewerkt, waarbij Hengelo een actieve rol vervult. Naast ICT wordt ook samengewerkt op andere terreinen, zoals bijvoorbeeld Sociale Zaken. Dit vergt verder gaande ICT samenwerking en afstemming.De samenwerking met Oldenzaal is in 2017 verstevigd. Sinds 1 april 2017 wordt door Hengelo de ICT van de SWB verzorgd. Een andere partij waarvoor de ICT wordt verzorgd is het WTC.Ook binnen het SSNT wordt samengewerkt, waarbij Hengelo een actieve rol vervult. De samenwerking binnen het domein Sociale Zaken met de gemeenten Haaksbergen en Borne heeft ook gevolgen voor de afdelingen ICT.