De bedrijfsvoering 

6.7.5 Control en auditing

Concern control en auditing ondersteunen het management en de concern control functie bij de continue verbetering van de besturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie. Daarvoor is nodig dat:

  • Beleidsvoornemens, planningen en normen voldoende toetsbaar zijn;
  • Besluiten in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving worden genomen;
  • Planning en control instrumenten er voor zorgen dat producten en diensten op norm en conform verwachtingen worden geleverd;
  • Tussentijdse rapportages zo zijn ingericht dat zelfsturend en lerend vermogen van de ambtelijke organisatie wordt gestimuleerd;
  • Het bestuur verantwoording af kan leggen over gekozen doelen, gemaakte keuzes, getroffen maatregelen, wijze van uitvoering en gerealiseerde prestaties in de jaarverslagen.
  • Een organisatie die aan deze voorwaarden voldoet is “In Control”.

Doelen

Bereiken?Doen?Bereikt
Toetsbare beleidsvoornemensEvaluatie door multidisciplinaire leesteams van account functionarissenVaststellen dat de verbeterpunten in de plannen en beleidsvoornemens zichtbaar zijn.Jaarplannen, tussentijdse rapportages en (sector)jaarverslagen zijn geëvalueerd.
Rechtmatigheid (compliance) Opstellen, uitvoeren en verbeteren van het Jaarlijks Intern Controle Plan.Inzicht in de rechtmatige uitvoering van de begroting door tussentijdse voortgang rapportages.Het Interne Controle Plan 2017 is in afstemming met management en extern accountant opgesteld, uitgevoerd en verbeterd.De rechtmatige uitvoering is onder meer betrokken bij de interim controle van de extern accountant en de interne controle.
Stuurbare sectorjaarplannenToezien op Smart geformuleerde beleidsvoornemens, logica, interne consistentie, betrouwbaarheid en relevantie.Toezien op betrouwbaarheid van niet financiële indicatoren als bijvoorbeeld de dienstverlening prestaties. Betrokken bij het proces van totstandkoming van beleidsvoornemens. Besproken op MT niveau.De standaardrapportages worden kritisch gevolgd op MT niveau.
Betrouwbare management informatieBeheerafspraken vastleggen van alle centrale informatiesystemen.Ontsluiten van de centrale informatiesystemen via Cognos10 in overleg met het managementIn 2017 zijn stappen gezet om de managementinformatie verder door te ontwikkelen.
Transparante verslaggevingOpstellen van standaard rapporten in Cognos10Toetsing van de Maraps door account functionarissenKennis bevorderen in samenwerking met Hengelo AcademyTussentijdse rapportages zijn besproken in het MT.Sinds 2017 zetten we vooral Twentse Kracht in voor het bevorderen van kennis.
Versterking van het leervermogenAandacht voor risico identificatieKennis over risicomanagement bevorderen via de opleidingsplannen van de sectoren.Risicomanagement heeft doorlopend de aandacht. In 2017 zijn de eerste stappen gezet om risicomanagement verder door te ontwikkelen. Dit komt onder meer tot uitdrukking in de beleidsnota Integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2018-2022 die medio 2018 aan de raad ter vaststelling wordt voorgelegd.
Organisatie In ControlDoor ontwikkelen van risicomanagement bij verbonden partijenUitvoeren van proces-auditsVaststellen dat bij kritische processen de interne beheersmaatregelen aantoonbaar effectief zijnRisicomanagement bij verbonden partijen is onderdeel van het integrale risicomanagement van de gemeente Hengelo.Procesaudits en het aantonen van de effectiviteit van beheersmaatregelen is onderdeel van de interim controle van de extern accountant, uitvoering van het Interne Controle plan 2017 en de uitgevoerde zelfevaluaties.