6. Paragrafen 

6.7 Bedrijfsvoering

 

 

6.7.1 Organisatie

De ambtelijke organisatie van de gemeente Hengelo is continu in beweging.

Maatschappelijke ontwikkelingen

 

Maatschappelijke ontwikkelingen en ingrijpende veranderingen in wet- en regelgeving zijn van grote invloed op ons werk; op wat we doen, hoe we dit doen en met wie we dit doen. Complexe samenwerkingsvormen (zowel lokaal als regionaal) vergen andere sturing en flexibele inzet van mensen en middelen.

Ambities

Daarnaast vragen onze eigen ambities en het streven naar optimale dienstverlening aan de stad om een duidelijke focus op onze doelen en op een excellente taakuitvoering. Het college zet vol in op samenwerking, vernieuwing en transparantie.

Kernwaarden

Wij hanteren drie kernwaarden als leidraad voor onze houding en onze manier van werken:

- De logica van de Hengeloër als uitgangspunt en;

- Lef hebben; keuzes maken en daadkracht tonen;

- Dingen voltooien, door goed samen te werken.

Deze kernwaarden geven richting aan de manier waarop we de doorontwikkeling van onze organisatie vormgeven.

Doorontwikkeling organisatie

De visie op deze doorontwikkeling is samengevat in een plaatje; “de bollen van Jan”. Een organisatie waarin de inwoner en ondernemer centraal staan. Waarin wij op een logische manier en met de juiste houding kunnen doen waar de gemeente voor is: ervoor zorgen dat de Hengeloërs hier fijn en goed samen kunnen leven, wonen en werken. Dat is onze taak, daar werken wij dagelijks aan.

Er vinden ontwikkelingen plaats in alle domeinen, zoals bijvoorbeeld de transformatie én bezuinigingen binnen het sociaal domein en de invoering van de Omgevingswet. Onze visie op dienstverlening wordt steeds concreter toegepast en we zetten in op optimalisatie en professionalisering van onze bedrijfsvoering.

Hengelo’s werkenHet verhuizen naar onze nieuwe werkomgeving in de binnenstad zal bijdragen aan een andere manier van werken; Hengelo’s werken. Bewust werken, gericht op samenwerken en verbinden, met openheid en transparantie. Een goede manier van samenwerken draagt daarnaast bij aan de mate waarin we als gemeente in control zijn. Bij ‘in control’ gaat het erom dat we verrassingen voorkomen. We zorgen ervoor dat de prioriteiten en niet de waan van de dag onze agenda bepalen. Alle kernwaarden komen hier samen: de logica van de Hengeloër, keuzes maken en dingen voltooien. Daarom heeft het thema ‘in control zijn’ onze specifieke aandacht.

Doelen

Bereiken?Doen?
Een resultaatgerichte, effectieve en efficiënte organisatie Scherpe focus op de te bereiken resultaten vanuit de logica van de Hengeloër. Optimaliseren van de bedrijfsvoering en (concern) control. Door het innoveren van werkprocessen onder meer met behulp van informatietechnologie en het op grotere schaal gebruik maken van mobiele apparaten kan efficiënter worden gewerkt en de dienstverlening verder worden verbeterd.
Een flexibele organisatie met een grote mate van samenwerking, transparantie, creativiteit en innovatie Het aanpassen van onze organisatie aan alle veranderende eisen en omstandigheden is een continu proces. We zetten onder meer in op:Dienstverlening: heroriëntatie op ons dienstverleningsconcept vanuit de logica van de Hengeloër. Zie ook programma 9, taakveld 0.4.Sociaal: vanuit de transities in het sociaal domein is de fase van transformatie ontstaan. Dit betekent écht anders samenwerken met partners en burgers, meer vernieuwen en keuzes maken met lef. Dit laatste is temeer relevant omdat we binnen het sociale domein voor een bezuinigingsopgave staan.Fysieke keten: de veranderende omgeving vraagt om een open houding, gericht op samenwerking intern en extern. Denken in mogelijkheden, handelen met lef vanuit vertrouwen en rugdekking. De Omgevingswet zal vanuit deze grondwaarden worden ingevoerd.Cultuur: inzetten op het laden van de kernwaarden lef, logica en voltooien.Control: met de ingrediënten voor effectief samenwerken komen we verder in control. Belangrijk uitgangspunt hierbij is nóg meer met elkaar optrekken en niet vóór elkaar denken. Hierdoor leggen we een stevige basis van waaruit we plannen uitvoeren. Het helpt ons scherp te krijgen waar we precies mee aan de slag willen, waaraan we kunnen zien dat we bereiken wat we willen en wie wanneer welke informatie nodig heeft om tijdig actie te kunnen ondernemen als dat nodig is.

6.7.2 Personeel

Veranderingen in de organisatie en de wijze waarop het personeelsbeleid wordt vormgegeven en uitgevoerd, moeten goed op elkaar aansluiten. Een modern personeelsbeleid dat aansluit bij de wensen van werknemers en de organisatiedoelstellingen is een voorwaarde voor goed en aantrekkelijk werkgeverschap en een goed presterende organisatie.

Goed werkgeverschap gaat om meer dan het optimaal benutten en inzetten van de aanwezige competenties en kwaliteiten van medewerkers. Het moet uitnodigen tot ontwikkelen en leren, tot veranderen en verbreden van de inzetbaarheid. Dat laatste is juist in tijden van ontgroening en vergrijzing in combinatie met de te verwachten krapte op de arbeidsmarkt van groot belang. Binnen het samenwerkingsproject ‘Twentse Kracht’ zetten we regionaal in op het gezamenlijk zijn van één aantrekkelijke Twentse Werkgever met een interne arbeidsmarkt zonder belemmeringen.

Het Hengelo’s werken gaat meer vorm en inhoud krijgen nu de verhuizing naar onze nieuwe huisvesting in de binnenstad nadert. Hengelo’s werken is bewust werken. Hengelo’s werken is effectief samenwerken, over afdelingen en sectoren heen, met en voor onze inwoners en partners. Waarbij elk doel dat we formuleren en realiseren, vanuit ons eigen vakgebied, bijdraagt aan een stad waar mensen graag willen wonen en werken. Het is werken volgens onze kernwaarden. De nieuwe huisvesting en de inrichting van het stadskantoor gaan bijdragen aan openheid en transparantie, met veel meer ontmoetingsruimtes waar we inwoners, instellingen en ondernemers kunnen ontvangen en creatief kunnen samenwerken.

Doelen

Bereiken?Doen?
Modern en aantrekkelijk werkgeverschap Zorgdragen voor een prettig werkklimaat waarin medewerkers werken met plezier, met ruime ontwikkelmogelijkheden en aandacht voor talentontwikkeling.
Sociale werkgever die haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt Invulling geven aan beleid om in het kader van de Participatiewet extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking.
Vergroten leervermogen en verbreden inzetbaarheid Diverse activiteiten en programma’s binnen de Twentse School.
Vergroten van mobiliteit Stimulerende maatregelen en adequate begeleiding vanuit het loopbaancentrum met aandacht voor de rol van leidinggevenden hierin.
Duurzame inzetbaarheid oudere medewerkers Nieuw generatiepact aanbieden.
Instroom jongeren ter bestrijding van ontgroening/vergrijzing Nieuw generatiepact aanbieden.
Optimaal benutten van talenten en het stimuleren van persoonlijk leiderschap Bewustwording van het belang van persoonlijk leiderschap in de organisatie vergroten en hiervoor activiteiten ontwikkelen.
Leiderschapsontwikkeling Organiseren van activiteiten met betrekking tot leiderschapsontwikkeling en instrumenten ontwikkelen ter ondersteuning van leidinggevenden.
Integriteitsbewustzijn bevorderen Het ontwikkelen van activiteiten met als doel het integriteitsbewustzijn en integer handelen te bevorderen.

 

Goede arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid en welzijn)Onderhouden van maatregelen gericht op fysiek en mentaal gezonde medewerkers waaronder extra aandacht voor agressie en geweld.
Een verlaging van het ziekteverzuim naar maximaal 4,5%. Blijvend aandacht voor de eigen regierol van leidinggevenden bij (langdurig) verzuim.

6.7.3 Arbeidsvoorwaarden

Goede, moderne arbeidsvoorwaarden zijn onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap.

Voor 2019 e.v. zal onder meer op de volgende thema’s worden ingezet:

Nieuw IKB

Met het Individueel Keuze Budget (IKB) worden de keuzemogelijkheden van werknemers ten aanzien van hun arbeidsvoorwaarden groter, waardoor beter kan worden ingespeeld op de persoonlijke behoefte van medewerkers. Het IKB is in 2017 ingevoerd en inmiddels toe aan vernieuwing.In 2018 en 2019 wordt, in samenwerking met het GO, de aanpassing van het IKB per 01-01-2020 voorbereid. Er wordt gekeken naar een zo eerlijk mogelijke verdeling van het beschikbare budget voor alle medewerkers.

Woon-werkvervoer naar het nieuwe stadskantoor

Bij het nieuwe stadskantoor zijn geen parkeerplaatsen voor medewerkers voorzien. Uitgangspunt is duurzaamheid, daarom wordt vooral ingezet op stimulering van fiets- en OV-gebruik. Optimalisering van het bedrijfswagenpark betekent dat medewerkers geen eigen auto’s meer hoeven te gebruiken voor zakelijke ritten. De medewerkers die dat nu wel (moeten) doen kunnen straks dus anders dan met de auto naar hun werk komen. Er blijft echter een groep medewerkers over die toch met de auto reist. Voor deze groep moet een parkeeroplossing komen die overlast in de wijken rond het stadskantoor zo laag mogelijk maakt. In het IKB kunnen (stimulerings)doelen zoals aantrekkelijke OV-abonnementen, fietsbeloningen of tegemoetkoming in parkeerkosten worden opgenomen. De werkkostenregeling (WKR) wordt onder de loep genomen om het beschikbare budget zo hoog mogelijk te maken.

Generatiepact

Het generatiepact van 2016 was succesvol. Onderzoek onder deelnemers, collega’s van deelnemers en niet-deelnemers heeft geleerd dat er een groot draagvlak is om het generatiepact opnieuw open te stellen. Het gunstige effect op de organisatie van vitalere oudere werknemers en jonge instroom wordt breed gevoeld. Ook de medezeggenschap dringt aan op een vervolg van het generatiepact. Er komt een voorstel om het generatiepact eind 2018-begin 2019 opnieuw open te stellen.Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)

Een ander belangrijk thema wordt gevormd door de wet normalisering rechtspositie ambtenaren.

Deze wet zal op 1-1-2020 in werking treden en heeft tot doel om de rechtspositie van ambtenaren en werknemers uit het bedrijfsleven zoveel mogelijk gelijk te trekken. De arbeidsvoorwaarden van ambtenaren vallen niet langer onder het bestuursrecht maar onder het civiele arbeidsrecht. Ten gevolge van deze wet zullen onder andere de aanstellingen van ambtenaren wijzigen, is een ander ontslagstelsel van toepassing en wijzigt de totstandkoming van collectieve arbeidsvoorwaarden. Ook de geschillenbeslechting en de medezeggenschap wijzigen.

Bereiken?Doen?
Passende arbeidsvoorwaarden met individuele keuzemogelijkheden in het IKB, met zo eerlijk mogelijke verdeling onder alle medewerkers Onderhandelen in GO over aanpassing IKB.
Een zo duurzaam en overlastvrij mogelijk woon-werkvervoer naar het nieuwe stadskantoor Stimuleringsmaatregelen voor fiets- en OV-gebruik. Een parkeeroplossing realiseren met zo weinig mogelijk overlast voor omwonenden. Koppelen aan doelen IKB.
Vervolg generatiepact Onderhandelen in GO over nieuw generatiepact.
Voorbereiding op wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1-1-2020 Uitvoeren implementatie Wnra.

6.7.4 Informatievoorziening /-technologie

De organisatie blijft sterk inzetten op het verhogen van de efficiency van de bedrijfsvoering. We zetten actief in op samenwerking met andere gemeenten in de regio op het terrein van ICT. Uitgangspunt blijft dat we een goede dienstverlening willen bieden aan onze burgers. Het belang van ICT als middel om dit te bereiken neemt nog steeds toe.

Bereiken?Doen?
Dienstverlening aansluiten op de digitale agenda 2017 en 2020: realiseren van een verbeterde interne/ externe (elektronische) dienstverlening. Het Programma “(digitale) Dienstverlening” zal in 2018 en 2019 een steeds prominentere plaats in onze organisatie gaan innemen. In 2019 ligt de nadruk op het realiseren van technische innovaties en verbeteringen op basis van de 5 formules: Flitsformule, Wegwijsformule, Cocreatieformule, Handhaafformule en Beheerformule.We gaan in 2019 MijnHengelo.nl voor het domein Werk & Inkomen (specifiek: uitkeringsgerechtigden) verder uitbreiden. Daarnaast worden de eerste stappen gezet om het domein Fysiek (specifiek: ondernemers) ook op MijnHengelo.nl aan te sluiten.In 2019 gaan we ook blockchaintechnologie inzetten zodat we alle informatie veilig beschikbaar kunnen stellen in MijnHengelo.nl voor alle inwoners of bezoekers van de stad Hengelo.Wij vinden het belangrijk dat burgers en ondernemers op een veilige en betrouwbare wijze kunnen inloggen op omgeving van de gemeente Hengelo. In 2019 zorgen we voor betere aansluiting op de verschillende inlogmogelijkheden, als onderdeel van eIdas.In 2019 zetten we sterk in op de ontwikkelingen die ontstaan vanuit de Common Ground beweging. We zijn daar niet alleen volgend in maar zullen ook actief een bijdrage leveren om meer vorm te geven aan het begrip “SAMEN MET ANDERE GEMEENTEN”. Tenslotte gaan we in 2019 ook inhoud geven aan een belangrijk kenmerk van de Flitsformule: direct besluiten. We gaan hier Robot Processing Automation voor inzetten.
Innovatie in bedrijfsvoering:Implementeren van efficiënte processen door innovatieve technologieën In 2019 wordt verder gewerkt aan de innovatie van de IT-omgeving. Ter voorbereiding op de manier van werken die we voorstaan in de nieuwe huisvesting wordt een programma gestart om de wensen van de organisatie tot flexibel werken mogelijk te maken. CAD-virtualisatie, software om samen aan bedrijfsdoelen te werken en moderne audio/visuele middelen zijn voorbeelden van onderdelen van dit programma.
Beveiliging en Privacy:Optimale bescherming bieden van ons netwerk en data In 2019 vindt wederom de ENSIA audit plaats. Deze is uitgebreid met een verplichte audit over de BAG en de BGT. Verder blijft de informatieveiligheid aandacht vragen. Aanscherping van procedures en aandacht voor bewustwording zijn de komende jaren de aandachtspunten.
Samenwerken: samenwerking in Twente verstevigen en uitbouwen We nemen deel aan het IT platform Twente en verzorgen de ICT voor de gemeente Oldenzaal en de GR SWB Midden Twente. De professionaliteit van de ICT dienstverlening is mede voor deze twee organisaties in ontwikkeling. Daarnaast wordt samengewerkt met de gemeente Borne en Haaksbergen op het terrein van Werk en Inkomen.

 

6.7.5 Gegevensbescherming (AVG)

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De organisatie moet voldoen aan de eisen die deze nieuwe privacywetgeving stelt op het gebied van de omgang met en de beveiliging van persoonsgegevens. De organisatie moet een overzicht van de verwerkingen actueel houden, het zogenoemde verwerkingenregister. Daarnaast moet de organisatie in staat zijn om Data Protection Impact Assessments (DPIA) uit te voeren. De gevolgen van een verkeerde omgang met persoonsgegevens zijn zeer groot. Enerzijds kan dit nadelige gevolgen hebben voor burgers (bijvoorbeeld als er identiteitsfraude wordt gepleegd), anderzijds kan de gemeente beboet worden wanneer er op een verkeerde manier met persoonsgegevens wordt omgegaan. Datalekken moeten worden voorkomen. De organisatie moet ook invulling geven aan het gegeven dat burgers de rechten in het kader van de AVG kunnen uitoefenen (o.a. informatierecht, inzagerecht, correctierecht).

Bereiken?Doen?
Privacy by design borgen in de organisatie. Bij ontwikkelingen (nieuw beleid, nieuwe verwerkingen, aanpassingen in verwerkingen en/of applicaties e.d.) tijdig advies inwinnen bij de Functionaris Gegevensbescherming over aspecten van gegevensbescherming. Deze stap (adviesvraag) inbouwen in de relevante processen.
Het register van verwerkingen vullen en actueel houden. Een proces inrichten om wijzigingen in of aanvullingen voor het register van verwerkingen centraal te verzamelen en te beoordelen.

 

Een werkwijze optuigen om DPIA’s te kunnen uitvoeren èn waar nodig een DPIA uitvoeren.Een proces inrichten om DPIA’s te kunnen uitvoeren bij:
  • Nieuwe verwerkingen;
  • Wijzigingen in verwerkingen/applicaties;
  • Risicovolle verwerkingen (elke drie jaar).
Onderdeel van het proces is het rapporteren over de DPIA aan de verantwoordelijke (College, Raad of Burgemeester).
Awareness-taken uitvoeren. In overleg met de afdeling Communicatie een jaarplan opstellen en uitvoeren met zowel ad-hoc als terugkerende awareness-activiteiten.
Invulling geven aan de AVG-rechten van burgers. Een e-formulier ontwikkelen om digitaal een verzoek tot inzage in de persoonsgegevens te krijgen.

 

6.7.6 Huisvesting

In 2017 zijn de werkzaamheden voor de nieuwbouw van het stadskantoor en de renovatie van het stadhuis gestart. Deze werkzaamheden hebben een vooraf berekende doorlooptijd van circa 21 maanden, Door enige maanden vertraging, veroorzaakt door een vertraagde start, aanvullende asbestsanering in het stadhuis en complicaties bij de gewicht besparende vloer van het nieuwe stadskantoor, ligt de verwacht oplevering van beide panden in het 3e kwartaal van 2019.

In 2018 zijn de (voorbereidende) werkzaamheden gestart van de implementatie van een flexibel en innovatief kantoor- en dienstverleningsconcept.

 

In 2019 denken we ook na over het maatschappelijk rendement van onze huisvesting. Wat het college betreft is die opbrengst groter dan het huisvesten van besturen, werken en dienstverlenen. De hele Hengelose gemeenschap (en niet alleen ambtenaren en bestuurders) zou baat moeten hebben bij onze nieuwe huisvesting.

Bereiken?Doen?
Nieuwbouw van het stadskantoor en renovatie van het stadhuis. Oplevering van het nieuwe stadskantoor en gerenoveerde stadhuis door de betreffende aannemers.Inrichting van de diverse ruimten in beide panden met werkgroepen en extern advies.Implementatie van activiteit gerelateerd werken (als onderdeel van Het Hengelo’s werken)Het gedachtengoed van de Hengelose serviceformules terug laten komen in het publieksdeel van het stadhuis en het stadskantoor.Oplossen vraagstuk parkeerbehoefte medewerkers.

6.7.7 Inkopen van diensten, leveringen en werken

In 2019 wordt de professionalisering van de inkoopfunctie verder vormgegeven. Dit is noodzakelijk doordat er vanuit wetgever en samenleving steeds hogere eisen aan het inkoopproces van publieke organisaties gesteld worden. Deze noodzaak is ook onderstreept door de accountant bij de jaarrekening 2017. Hoewel inmiddels de nodige verbeteracties (veegactie, inkooptoets) zijn uitgevoerd, is het rechtmatigheidsprobleem nog niet opgelost. Wel heeft de accountant geconstateerd dat de gemeente Hengelo op de goede weg is. Verdere professionalsering van de inkoopfunctie levert een positieve bijdrage aan rechtmatige inkoop.

Vanuit het Rijk zijn in het verleden initiatieven genomen om via (overheids-)inkopen te komen tot een duurzamere samenleving. Inmiddels is duurzaamheid een vanzelfsprekend onderdeel van inkoop en aanbesteding. Bovendien is er al jaren SROI beleid van kracht en stimuleren we maatschappelijk verantwoord ondernemen. Circulair inkopen is dé trend voor de komende jaren. Ook in het coalitieprogramma wordt inkoop en aanbesteding gezien als instrument om duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren. Een professionele inkooporganisatie kan dit verder stimuleren en bijdragen aan het boeken van daadwerkelijke resultaten.

In Hengelo (vaak in samenwerking met de andere 13 Gemeenten in Twente) willen we rechtmatiger en vooral ook doelmatiger inkopen. Met het totale beïnvloedbare inkoopvolume kunnen we veel bereiken. In eerste instantie een goede kwaliteit qua diensten, leveringen en werken tegen een acceptabele prijs. Daarnaast willen we de lokale en regionale economie bevorderen, innovatie stimuleren en maatschappelijk verantwoord ondernemen aanjagen (SROI en duurzaamheid).

Bereiken?Doen?
Professionele(re) inkoop organisatie Uitvoering geven aan het inkoop verbeterplan:
  • Opzetten contractbeheer
  • Bouwen aanbestedingskalender
  • Actualiseren inkoopbeleid
  • Vormgeven inkooporganisatie
  • Ontwikkelen standaardprocessen
Meetbare resultaten duurzaamheid, SROI en innovatie Uitvoering geven aan het inkoop verbeterplan:
  • Ontwikkelen stuurinformatie
  • Werken aan bewustwording
Structureel aanstellen inkoopanalist